Die Qualität hat sich als das marktentscheidende Erfolgskriterium in der heutigen Industrie etabliert. Die gemeinsame Verantwortung für die Qualität des zu erzeugenden Endproduktes wird in partnerschaftlicher Zusammenarbeit von Lieferant und SET wahrgenommen. Diese allgemeinen Einkaufsbedingungen legen in diesem Zusammenhang als gesonderte Vereinbarung, als Teil einer Rahmenbestellung bzw. einfachen Bestellung die grundsätzlichen Pflichten der einzelnen Vertragspartner fest.
1. GELTUNGSBEREICH
Der Geltungsbereich vorliegender Allgemeiner Einkaufsbedingungen umfasst alle im Rahmen einer individuellen Beauftragung bzw. Bestellung von der SET beim Lieferanten beauftragten/bestellten Leistungen und/oder Lieferungen.
2. VERTRAGSGEGENSTAND
Die allgemeinen Einkaufsbedingungen gelten für alle Vertragsgegenstände, die im Rahmen einer Beauftragung/Bestellung von SET beim Lieferanten georderten Leistungen und/oder Lieferungen beauftragt werden. Die Vertragsgegenstände sind in der jeweiligen Bestellung beschrieben bzw. über die Angabe von Referenzdokumenten (z.B. bei Zeichnungsteilen) definiert.
Diese Beschreibung stellt keine Beschaffenheitsgarantie gemäß § 443 BGB dar. Der Lieferant hat die Beschreibung der Vertragsgegenstände auf Schlüssigkeit zu prüfen. Der Lieferant wird jeweils unverzüglich prüfen, ob eine von SET vorgelegte Beschreibung offensichtlich fehlerhaft, unklar oder unvollständig ist. Erkennt der Lieferant, dass dies der Fall ist, wird er SET unverzüglich schriftlich verständigen und Vorschläge zur Abhilfe unterbreiten.
Hat der Lieferant Bedenken hinsichtlich einzelner oder sämtlicher Vorgaben, wie Spezifikationen, Datenblätter, Zeichnungen, Angaben, Daten und sonstige Unterlagen, zur Einhaltung von Funktion und Qualität der Vertragsgegenstände und der technischen Umsetzbarkeit, muss er dies umgehend mit einer Begründung der SET mitteilen. Weist SET diesen trotzdem schriftlich an, die Vertragsgegenstände entsprechend den Vorgaben herzustellen, trifft den Lieferanten hinsichtlich der von ihm mitgeteilten Bedenken keine Gewährleistungsverpflichtung bzw. sonstige Haftung.
Die SET wird sich bemühen, dass der Lieferant für SET-Zeichnungsteile stets rechtzeitig Unterlagen mit aktuellem Änderungsstand erhält. Der Lieferant wird nach den in der aktuellen Bestellung angegebenen gültigen Unterlagen arbeiten.
Diese Allgemeinen Bestellbedingungen begründen keinen Anspruch des Lieferanten auf Erteilung einer Bestellung bzw. Ersatz von Investitionen für die Einrichtung eines Qualitätsmanagementsystems.
3. DURCHFÜHRUNG DER QUALITÄTSSICHERUNG
Der Lieferant wird die Vertragsgegenstände auf jeden Fall jeweils vor Auslieferung an den Besteller prüfen. Das anzuwendende Prüfprogramm ist durch SET zu genehmigen. Stellt der Lieferant nichtkonforme Prozesse, Produkte oder Dienstleistungen fest, sind diese unverzüglich der SET anzuzeigen und die Genehmigung der SET zur weiteren Behandlung ist einzuholen.
Der Lieferant wird über die Durchführung aller Qualitätssicherungsmaßnahmen, insbesondere über Messwerte und Prüfergebnisse Aufzeichnungen führen und diese sowie etwaige Muster der Produkte übersichtlich geordnet verwahren und archivieren. Die Aufbewahrungszeit für qualitätsrelevante Dokumente beträgt, wenn nicht anders in der Bestellung gefordert, 35 Jahre ab Auslieferung des Produktes an SET.
Der Lieferant wird durch geeignete Kennzeichnungen der Vertragsgegenstände oder – falls dies nicht möglich ist – in einer anderen Weise dafür sorgen, dass bei Erkennung eines Fehlers sofort feststellbar ist, welche Vertragsgegenstände insgesamt von einem solchen Fehler betroffen sind oder betroffen sein können.
Bezieht der Lieferant für die Herstellung oder Qualitätssicherung des Vertragsgegenstandes Produktions- oder Prüfmittel, Software, Dienstleistung, Material oder sonstige Vorlieferungen von Vorlieferanten, so wird er die Qualität der Vorlieferungen sichern und die anzuwendenden Anforderungen an dem Vorlieferanten bereitstellen.
Gibt die SET bestimme Vorlieferanten oder externe Dienstleister vor, sind diese von Lieferanten zu beauftragen.
Auf Wunsch wird der Lieferant der SET und deren Kunden nach vorheriger Vereinbarung Einsicht in seine Dokumentation gewähren und Kopien der Aufzeichnungen sowie etwaige Muster aushändigen und SET bei Analysen unterstützen. Der Lieferant wird der SET sowie deren Kunde Zutritt zu seinen Betriebsstätten und –anlagen, einschließlich der vereinbarten Warenausgangskontrolle, gewähren und dieses Recht bei seinen Unterlieferanten sichern.
Der Lieferant hat ein nach Art und Umfang geeignetes, dem neuesten Stand der Technik entsprechendes Qualitätsmanagementsystem zu führen oder einzuführen und dieses der SET nach Aufforderung nachzuweisen. Der Lieferant hat auf der Grundlage des Qualitätsmanagementsystems dafür Sorge zu tragen, das die von ihm beschäftigten Personen die Kompetenz und jegliche erforderliche Qualifikation haben, um die geforderten Leistungen erbringen zu können. Es werden Prozesse und Maßnahmen eingeführt und die Mitarbeiter werden angehalten, den Einsatz gefälschter Teile zu verhindern.
Der Lieferant stellt sicher, dass sich alle Mitarbeiter und Vorlieferanten ihres Beitrags zur Produkt- und Dienstleistungskonformität bewusst sind. Ebenso stellt der Lieferant sicher, dass sich die Mitarbeiter und Vorlieferanten ihres Beitrags auf die Produktsicherheit bewusst sind.
4. NACHWEIS-, PRÜF- UND INFORMATIONSPFLICHTEN
Der Lieferant hat die Qualität des Liefergegenstandes ständig zu überprüfen und zu dokumentieren und hat dies auch bei seinen Vorlieferanten sicherzustellen. Vorlieferanten hat der Lieferant im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten entsprechend zur Einhaltung der Anforderungen zu verpflichten und die Einhaltung durch geeignete Kontrollen zu überwachen.
Die SET wird den Lieferanten informieren, wenn sich die Anforderungen an die Vertragsgegenstände ändern. Im Sinne der Eindeutigkeit bestätigt der Lieferant den Erhalt der Änderung schriftlich.
Vor Änderungen von Fertigungs-/Prüfverfahren, Prozessen, Produkten, Materialien, Zulieferteilen und Zulieferern für die Produkte, Dienstleistungen, Verlagerungen von Fertigungsstandorten, ferner vor Änderungen von Verfahren oder Einrichtungen zur Prüfung der Produkte oder von sonstigen Qualitätssicherungsmaßnahmen wird der Lieferant SET so rechtzeitig schriftlich benachrichtigen, dass SET prüfen kann, ob sich die Änderungen nachteilig auswirken können. Die Benachrichtigungspflicht entfällt, wenn der Lieferant nach sorgfältiger Prüfung solche Auswirkungen für ausgeschlossen halten kann. Alle Änderungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung durch SET. Die Benachrichtigung oder Reaktionen von SET darauf entlasten den Lieferanten nicht von seiner alleinigen Verantwortung für Eigenschaften und Zuverlässigkeit der Vertragsgegenstände.
Stellt der Lieferant bei den Vertragsgegenständen eine Zunahme nachteiliger Abweichungen in den Eigenschaften oder der Zuverlässigkeit gegenüber den Anforderungen (Qualitätseinbrüche) fest, wird er SET hierüber und über geplante Abhilfemaßnahmen unverzüglich benachrichtigen. Bis die Korrekturmaßnahmen erfolgreich greifen, kann SET vom Lieferanten in einem angemessenen Zeitraum geeignete Sondermaßnahmen (z. B. höhere Prüfdichte) verlangen. Hierdurch entstehende Mehrkosten gehen zu Lasten des Lieferanten sofern die Qualitätseinbrüche nicht nachweislich durch SET verursacht wurden.
Falls gefordert, muss der Lieferant gegenüber SET Erstmuster vorlegen. Diese Muster müssen vollständig mit serienmäßigen Betriebsmitteln und unter serienmäßigen Bedingungen hergestellt worden sein. Mit den Mustern sind die vom Lieferanten ermittelten Prüfergebnisse (Überprüfung aller lt. Dokumentation geforderten Werte) in Form eines Erstmusterprüfberichtes SET zur Freigabe vorzulegen. Eine Freigabe der Erstmuster durch SET entbindet den Lieferanten nicht vor der Verantwortung für die Übereinstimmung der Produkte mit den vereinbarten Spezifikationen und für die Qualität der Produkte.
5. INFORMATIONSPFLICHTEN BEI ÄNDERUNGEN
5.1 ZEICHNUNGSTEILE
Alle Informationen zu Produkt- oder Prozessänderungen sind an den Bestellsachbearbeiter zu senden. Die Änderungsinformation muss folgende Angaben enthalten:
a) Produktidentifikation (Artikelnummer, Kurzbezeichnung),
b) Beschreibung der Änderung (Problem, Lösung),
c) Name, Telefon- und E-Mail-Adresse des Antragstellers,
d) Beschreibung der Auswirkung der Änderung auf vereinbarte Termine, Kosten/Preise.
5.2 KATALOGTEILE
Generell Abkündigungen/Produktänderungen seitens des Herstellers sind unmittelbar nach Erhalt vom Lieferanten an SET weiterzuleiten. Die Informationen sind an den Bestellsachbearbeiter zu senden. Die Abkündigungsinformation muss folgende Angaben enthalten:
a) Produktidentifikation (Artikelnummer, Kurzbezeichnung),
b) Beschreibung der Änderung/Abkündigung,
c) last time buy und last shipment date,
d) wenn möglich Alternativprodukte,
e) Beschreibung der Auswirkung der Änderung auf vereinbarte Termine, Kosten/Preise.
5.3 ÄNDERUNGSMITTEILUNGEN VON SET
Änderungsmitteilungen von SET betreffen in der Regel Zeichnungsteile und werden an den Lieferanten in der jeweils gültigen Fassung zugesandt. Der Lieferant hat für die interne Verteilung der Änderungsmitteilungen an alle betroffenen Bereiche und für deren Umsetzung zu sorgen.
6. ERSTMUSTERPRÜFUNG
Für kritische Produkte werden bei Bedarf besondere Festlegungen in der Rahmenbestellung/ einfachen Bestellung oder sonstigen Sondervereinbarungen (z. B. Prüfplan, Prüfspezifikation etc.) vereinbart.
Die Erstmusterprüfung muss vor Serienbeginn den Nachweis erbringen, dass die in Zeichnungen und Spezifikationen vereinbarten Qualitätsanforderungen erfüllt werden.
Erstmuster sind Produkte die vollständig mit serienmäßigen Betriebsmitteln unter serienmäßigen Bedingungen hergestellt wurden. Die Prüfergebnisse sind in entsprechenden Aufzeichnungen zu dokumentieren. Diese sind, eindeutig den nummerierten Teilen zuordenbar und mit Datum und Unterschrift der Warenlieferung beizulegen.
7. PRÜFNACHWEISE
Jeder Lieferung von Zeichnungsteilen an SET ist ein Prüfzeugnis gemäß der zu diesem Zeitpunkt gültigen Liefervorschrift, entweder je Lieferlos oder je Einzelstück beizulegen. Im Prüfzeugnis ist auf die gültige Spezifikation oder die angewandte Prüfanweisung zu verweisen.
8. FEHLERANALYSEN
Von SET beanstandete Produkte werden vom Lieferanten einer Fehleranalyse unterzogen, es sei denn SET verzichtet ausdrücklich darauf. Alle Fehleranalysen werden mit einer Stellungnahme abgeschlossen, die ähnlich dem 8-D-Report mit Bezug zur Mängelanzeige verfasst werden muss (Angabe der Mängelanzeigennummer mit Datum, SET Artikelnummer, sowie Anzahl der Teile).
Die Stellungnahme muss innerhalb von 10 Arbeitstagen SET vorliegen. Kann der Zeitraum zur Erstellung eines Abschlussberichts nicht eingehalten werden, muss das weitere Vorgehen mit SET abgestimmt werden.
SET behält sich vor, die hier zugrunde gelegte Systematik zu Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen im Rahmen eines Prozess- Audits zu überprüfen.
9. LIEFERUNGEN
SET fordert ausnahmslos die Belieferung mit fabrikneuer, ungebrauchter Ware, deren Herstellungsdatum nicht älter als 3 Monate ist. Ausnahmen sind gesondert vereinbart und in der jeweiligen Bestellung dokumentiert.
Bei der Auswahl von Verpackungsmethoden, Packmittel und Packstoffen sind die gesetzlichen Vorgaben der Liefer- und Empfangsländer hinsichtlich der Verpackung zu beachten.
Elektronische Bauteile und Baugruppen müssen EGB-gerecht und transportsicher, den Empfindlichkeitsmerkmalen entsprechend, verpackt sein. Die Richtlinien der jeweiligen Hersteller sind dabei zu beachten.
Sonstige Zeichnungsteile müssen ebenfalls den Empfindlichkeitsmerkmalen entsprechend verpackt sein.
10. EINGANGSPRÜFUNGEN DURCH SET
SET überprüft die Vertragsgegenstände bei der Anlieferung hinsichtlich ihrer Warengattung, der Liefermenge und etwa äußerlich an der Verpackung deutlich erkennbarer Transportschäden. Nach der Warenannahme erfolgt eine Wareneingangskontrolle bzw. die Wareneingangsprüfung.
11. UNTERSUCHUNGS- UND RÜGEPFLICHT
Der Lieferant erkennt an, dass SET die Eingangsuntersuchung nach eigenem Ermessen durchführt.
Entdeckt SET bei den vorgenannten Prüfungen einen Schaden oder einen Fehler, wird er diesen dem Lieferanten unverzüglich, spätestens innerhalb von 10 AT anzeigen.
12. MÄNGELHAFTUNG
Der Lieferant übernimmt die Gewährleistung dafür, dass der Liefergegenstand keine seinen Wert oder seine Tauglichkeit beeinträchtigende Fehler aufweist und dass er den im Bestellschreiben angegebenen Bedingungen und Beschaffenheit entspricht. Der Lieferant gewährleistet ferner, dass der Liefergegenstand den behördlichen und gesetzlichen Vorschriften, insbesondere den einschlägigen Arbeitsschutz und Unfallverhütungsvorschriften entspricht, auch wenn es sich um eine Sonderanfertigung handelt.
Bei Lieferungen oder Leistungen, die nicht den Anforderungen entsprechen, stehen SET nach seiner Wahl ein Anspruch auf Nacherfüllung durch Nachbesserung oder Nachlieferung, erforderlichenfalls unter Verwendung anderer Konstruktionen oder Werkstoffzusammensetzungen oder das Recht zum Rücktritt zu. Weitergehende Ansprüche wegen fehlerhafter Lieferung oder Leistung nach den gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen, insbesondere auf Schadensersatz, bleiben unberührt. Der Lieferant hat alle Kosten der Nacherfüllung, einschließlich der für die Untersuchung und Feststellung der Mängel durch Demontage entstehenden Kosten, zu tragen.
Gerät der Lieferant mit der Pflicht zur Nacherfüllung in Verzug oder ist eine sofortige Nacherfüllung zur Wahrung der Interessen der SET erforderlich, so kann SET auf Kosten des Lieferanten die Nacherfüllung selbst vornehmen oder durch Dritte vornehmen lassen. SET kann außerdem geringfügige Mängel in jedem Fall selbst beseitigen oder beseitigen lassen. Der Lieferant erhält hierüber nach Beendigung der Nacherfüllung einen Bericht mit Kostenaufstellung.
Die Verjährungsfrist für die Geltendmachung von Gewährleistungsansprüchen für die vom Lieferanten gelieferten Waren beträgt 24 Monate, beginnend mit der Annahme der Ware durch SET. Die Verjährungsfrist verlängert sich um den Zeitraum von Nacherfüllungsmaßnahmen des Lieferanten ab Eingang der Mängelanzeige von SET so lange, bis der Lieferant die Beendigung der Maßnahme schriftlich erklärt oder eine weitere Nacherfüllung schriftlich ablehnt. Im Falle der Selbstnacherfüllung verlängert sich die Verjährungsfrist um den Zeitraum bis zur Beendigung der Nacherfüllung.
13. PRODUKTHAFTPFLICHT
Wird SET von Kunden oder Dritten auf Schadensersatz aus Produkthaftpflicht, gleich aus welchem Rechtsgrund und gleich, ob auf der Grundlage inländischen oder ausländischen Rechts, in Anspruch genommen, so stellt der Lieferant SET von solchen Ansprüchen, einschließlich der damit verbundenen Kosten der Rechtsverteidigung frei, soweit er den Schaden verursacht und – bei Anwendung verschuldensabhängigen Rechts – den haftungsbegründenden Tatbestand zu vertreten hat. Der Lieferant hat auf Verlangen eine Produkthaftpflichtversicherung abzuschließen und SET nachzuweisen.
14. VERTRAULICHKEIT
Jeder Vertragspartner wird alle Unterlagen und Kenntnisse, die er im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung erhält, nur für die Zwecke dieser Vereinbarung verwenden und mit der gleichen Sorgfalt wie entsprechende eigene Unterlagen und Kenntnisse gegenüber Dritten geheim halten, wenn der andere Partner sie als vertraulich bezeichnet oder an ihrer Geheimhaltung ein offenkundiges Interesse hat.
Die Geheimhaltungspflicht besteht nicht, soweit die Tatsache nachweislich:
• der Allgemeinheit zugänglicher Stand der Technik ist oder ohne Zutun des diese Information empfangenden Partners wird oder
• dem erhaltenden Partner bereits bekannt war oder von einem zur Weitergabe berechtigten Dritten bekannt gemacht wird oder
• von dem erhaltenden Partner ohne Zutun des anderen Partners und ohne Verwertung anderer durch den vertraglichen Kontakt erlangter Informationen oder Kenntnisse entwickelt wird.
Weitere Details zur Geheimhaltung werden gegebenenfalls in einer separaten Vertraulichkeitsvereinbarung geregelt.
15. ETHISCHES VERHALTEN
Ehrlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit sind die Grundlagen für eine langfristige erfolgreiche Zusammenarbeit mit allen Partnern, Kunden, Mitarbeitern und Lieferanten. Daher verpflichtet sich der Lieferant sicherzustellen, dass die nachfolgende Unternehmensethik, auch seinen Mitarbeitern und Vorlieferanten bewusst ist.
Soziales Miteinander – Es wird eine Kultur der Chancengleichheit gelebt; alle Mitarbeiter werden gleich, ungeachtet ihres Geschlechts, Alters, ihrer Hautfarbe, Kultur, sexueller Identität, Religion oder persönlicher Sympathie behandelt.
Die Einhaltung der international anerkannten Menschenrechte, insbesondere die Einhaltung von fairen und sozialen Arbeitsbedingungen respektiert und unterstützt, jede Form der Zwangs- und Kinderarbeit wird abgelehnt und den Mitarbeitern wird Vereinigungsfreiheit und Tarifverhandlungen gewährleistet. Das Recht aller Mitarbeiter auf eine angemessene Entlohnung ihrer geleisteten Stunden, welche mindestens dem vorgeschriebenen Mindestlohn entspricht, wird anerkannt und es wird sich an die jeweiligen nationalen Arbeitszeitrichtlinien gehalten.
Die jeweils geltenden Arbeitssicherheits- und Gesundheitsvorschriften sind integraler Bestandteil aller Betriebsabläufe um Gefährdungen zu vermeiden.
Umgang mit Dritten – Wesentliches Grundprinzip des Handelns ist das Befolgen von Gesetzen und Vorschriften. Geschäftsbeziehungen dürfen nur nach sachlichen Kriterien begonnen oder unterhalten werden und Interessenskonflikte mit privaten oder anderen Belangen sind unmittelbar anzuzeigen; sämtliche Geschäftsbeziehungen müssen transparent gestaltet sein. Weder Bestechung, Bestechlichkeit noch Korruption oder Kartellverstöße wird toleriert, was auch von den Mitarbeitern und Vorlieferanten erwartet wird.
Ausfuhrkontrolle und Wirtschaftssanktionen – Der Lieferant hält sich an alle anwendbaren Einfuhr- und Ausfuhrkontrollgesetzte, Sanktionen und Embargos denen bestimmte Länder, Regionen, Organisationen oder Einzelpersonen unterliegen.
Verantwortungsbewusste Rohstoffbeschaffung – Es werden keine Rohstoffe, die durch rechtswidrige oder ethisch verwerfliche Maßnahmen erzeugt wurden, bezogen. Ebenso werden in der Beschaffung Embargos und Einfuhrbeschränkungen eingehalten und Substanzen, durch deren Freisetzung Gefahren für Menschen oder die Umwelt entstehen, sind zu vermeiden; es werden keine Materialien, die unter die REACH-Verordnung fallen oder nicht den RoHS-Vorgaben entsprechen, verbaut.
Plagiate und geistiges Eigentum – Der Einsatz von Plagiaten oder gefälschten Materialien ist beim Lieferanten untersagt. Materialien werden bei offiziellen Lieferanten bezogen, wodurch die Wahrscheinlichkeit des Einschleppens gefälschter Materialien in unsere Produktion verringert wird. Sollten bei den Regelmäßigen Qualitätskontrollen Plagiate oder gefälschten Materialien festgestellt werden, wird ein wirksames Verfahren zur Vermeidung installiert und die SET GmbH wird informiert, wenn sie von den Bauteilen betroffen ist.
Geistiges Eigentum, wie beispielsweise Patente, Urheberrechte, Marken, Muster oder Modelle wird anerkannt, respektiert und nicht unberechtigt genutzt.
Umgang mit Informationen – Informationen, die Mitarbeitern oder Vorlieferanten im betrieblichen Umfang zur Kenntnis gelangen sind nur für den für die Informationen bestimmten Zweck zu verwenden und vor unbeabsichtigtem Bekanntwerden und unerlaubtem Zugriff Dritter zu schützen.
Umweltschutz – Der nachhaltige Schutz von Umwelt und Klima ist für alle Unternehmensprozesse und Produkte ein wichtiges Kriterium und das jeweilige Umweltrecht ist einzuhalten. Der Umweltschutz ist kontinuierlich zu verbessern und Umweltbelastungen sind zu minimieren. Der Lieferant reduziert nach Möglichkeit Treibhausgasemissionen, erhöht die Energieeffizient und setzt auf erneuerbare Energien und nachhaltige Ressourcen. Abfälle werden nach Möglichkeit reduziert und fachgerecht getrennt. Ebenso werde Maßnahmen für die Reduzierung des Wasserverbrauchs getroffen und es wird auf die Wasser- und Abwasserqualität geachtet.
Umsetzung und Schutz vor Vergeltung – Zur Einhaltung und Umsetzung der vorliegenden Punkte sind alle Mitarbeiter zu verpflichten. Vergeltung oder Maßnahmen gegen die Verstöße meldende Person (Whistleblower) sind verboten.